Organisationer med Bluetooth-nycklar vid godstransporter - Best Practice
Här finner ni vårt förslag hur du skall arbeta med Merlify när ni önskar låsa in ett gods på en plats , skicka en eletronisk nyckel till mottagaren på en annan plats och därmed säkerställa att ingen öppnat godset där emellan.
Vi beskriver detta utifrån on-line nycklar.
Typiska områden:
- Godstrafik
- Frakter
En nyckel som ni skickar till användarna består av tre komponenter. Vilka som skall ha nyckeln, vart vad den ger access till och vilken giltighet den har. Detta är grunden till era förberedelser, start och drift.
Då vi i detta fall talar om on-line nycklar är giltigheten inte så viktig då de slutar fungera i det ögonblick du tar bort nyckeln från personen.
Förberedelser
- Gruppera nycklar: I detta fall är det sällan tal om att gruppera nycklar för flera objekt. Skapa en unik nyckal för varje objekt. Exempelvis Container 345, Lastbil 612 etc.
- Gruppera användare: Troligtvis har ni anställda som är en kontinuerlig grupp som får packa och låsa. Ni kan då ha en användargrupp "Vår personal leveranser" som ni kopplar till alla nycklar. Däremot kan man tänka sig att mottagarna sällan är en kontinuerlig grupp och nyttan med att gruppera personer är då begränsad. Om ni skickar regelbundet till samma ställe och det är flera personer som har rätt att öppna godset kan man tänka sig att gruppera personer så som "mottagare apotek scheelegatan". I den gruppen ligger då all personal som har rätt att ta emot och öppna på Apotek Scheelegatan. När godset är packat och låst med "Lås gods 34" för leverans till Apotek Scheelegatan lägger ni till användarna "mottagare apotek scheelegatan" på "Nyckel gods 34"
- Giltighet: Här tänker vi oss att olika gods går till olika ställen vid olika tillfällen och därmed skickar ni nycklar som är obegränsade i giltighet då ni inte vet när mottagaren kommer att öppna. Giltigheten styrs istället av att ni tar bort och lägger till mottagare i realtid.
- Vilket språk vill du att välkomstmejl etc. skall ha. Vi sätter som standard Svenska om ni inte säger annat. Användaren kan själv sätta språk i sitt konto men första välkomstmejlet till användaren blir med det språk ni väljer i grundinställningen.
- Skapa regler.
- Skapa användargupper.
- Skapa nycklar.
- Lägg upp användarna med mejladress och koppla dem eventuellt till användargrupper. En persons unika ID i systemet är dess mejladress, dvs du kan inte lägga upp två användare med samma mejladress .
Starta
- Publicera nycklarna som har en användare/användargrupper, lås/låsgrupper kopplat till sig när godset är redo.
- Ett mejl går ut till användarna att de skall registrera sig (första gången) att de har fått en nyckel. När användaren redan registrerat sig en första gång går det fortsättningsvis ut mejl till mottagaren när ni publicerar nya nycklar till personen. Förhoppningsvis klarar de sig själva annars hänvisar ni till: https://merlify.se/support-app-anvandare/
- När användarna har registrerat sig kan de börja använda giltiga nycklar.
Situationer som uppstår när ni är igång.
En person skall sluta (eller inte längre ha behörighet i systemet): Ta bort personens koppling till nyckel eller nycklar direkt eller indirekt via användargrupper. Publicera nyckeln på nytt.
Om du vill ha kvar personen en tid utifrån ett spårbarhetsperspektiv: Döp om personen till samma namn med tillägget "slutat 200408". Koppla den till användargruppen "Slutat" så finns den kvar för loggar och enkelt att söka på för att rensa upp vid jämna mellanrum. Skapa en policy när ni tycker att personer som slutat skall rensas bort. GDPR säger att man inte skall spara personuppgifter längre än nödvändigt. Vad är nödvändigt för er? Uppgifter i en logg som är 2 månader gamla kanske inte är så användbara ändå?
En person har lagts upp med fel mejladress: Du måste radera personen och lägga upp den på nytt med rätt mejladress. Glöm inte att ta bort den felaktiga personens eventuella behörighet innan du raderar.